Dlaczego chatboty WhatsApp stały się nowym standardem obsługi klienta

Czym jest WhatsApp? Jest to aplikacja do komunikacji, która początkowo została stworzona jako alternatywa dla SMS-ów. Życie jednak pokazało, że to był nierealistyczny pomysł — oba produkty doskonale współistnieją na rynku i raczej się uzupełniają niż konkurują.

Mimo to ambicje okazały się uzasadnione, a WhatsApp stał się numerem jeden wśród komunikatorów na świecie.Na początku 2025 roku z tej aplikacji korzysta ponad 2,7 miliarda ludzi w prawie 200 krajach, a jej popularność nadal rośnie.

Za tym wynikiem stoi ciągłe udoskonalanie oraz rozszerzanie funkcjonalności usługi. O czterech zadaniach marketingowych, które WhatsApp chatboty rozwiązują dla firm — poniżej.

Zadanie 1. Marketing konwersacyjny

Marketing konwersacyjny to komunikacja między klientem a firmą online.

Chatbot to narzędzie, które umożliwia tę komunikację.

Potrafi prowadzić rozmowy z wieloma osobami jednocześnie, działa 24/7 i jakość jego pracy oraz zdolność angażowania osób w rozmowy nie są uzależnione od retrogradacji Merkurego ani politycznych tsunami.

Najważniejsze jest to, że potrafi doprowadzić rozmowę do pożądanego zakończenia — przyjąć płatność za produkt lub usługę. Niezależnie od tego, w jakim kraju znajduje się klient. Wewnątrz bota można skonfigurować wsparcie dla międzynarodowych systemów płatności.

Dzięki chatbotom WhatsApp można zautomatyzować wszystkie etapy komunikacji z klientem. Przyspiesza to proces obsługi o co najmniej 60%.

Co to oznacza dla klientów?

Uproszczenie zakupu i oszczędność czasu. W niektórych przypadkach także nerwów — coraz więcej osób preferuje komunikację z wirtualnymi menedżerami, szczególnie tekstowymi.

Oto niepełna lista pytań, na które odpowiedzi są wstępnie przewidziane w strukturze chatbota WhatsApp:

• Informacje o firmie,
• Godziny otwarcia,
• Metody płatności,
• Lokalizacja sklepu lub inne dane kontaktowe,
• Zamówienie produktu,
• Wybór czasu dostawy,
• Płatność za zakupy.

Osobny punkt — informacje o samym produkcie, artykule lub usłudze. W scenariuszu chatbotów można je prezentować za pomocą zdjęć z opisami produktów, zamieszczać linki do katalogów, podawać szczegółowe specyfikacje itd.

Zadanie 2. Kampanie marketingowe

Chatboty WhatsApp bazują na algorytmach sztucznej inteligencji. Dzięki temu nie tylko komunikują się z ludźmi, ale również wykonują inne rutynowe zadania marketingowe. Jednym z najważniejszych jest udzielanie konsultacji produktowych oraz pogłębianie wiedzy o marce. Dodatkowo istnieje możliwość ustawienia kampanii do bazy subskrybentów bota.

Oznacza to informowanie ludzi o zniżkach, promocjach, wyprzedażach, “gorących ofertach” itd. Mogą to być zarówno ogólne, jak i spersonalizowane oferty. Kluczowe jest utrzymanie cienkiej granicy między “przypomnieniem o sobie” a “natrętnością”.

Co to oznacza dla klientów?

Promocja to zawsze możliwość zaoszczędzenia. Oferta spersonalizowana — tym bardziej. W obu przypadkach można uzyskać przynajmniej przyjemne emocje z zakupu.

Zadanie 3. Zbieranie danych do analizy

Mowa przede wszystkim o zwiększeniu informacyjności twojej bazy klientów — wszystkiego, co jest potrzebne do dalszego rozwoju na rynku.

Na pierwszym miejscu znajdują się dane o płci, wieku, lokalizacji oraz zakupach dokonanych przez osobę, uwzględniając średnią wartość koszyka i preferencje smakowe.

Dodatkowo chatbot WhatsApp może być ustawiony do przeprowadzania ankiet, zbierania opinii lub komentarzy. Opinie są bardziej niż uzasadnione, jeśli twoja firma działa w sektorze usług, a ty zdajesz sobie sprawę, że kontrolowanie wszystkich aspektów obsługi klienta na miejscu jest niemożliwe.

Znając opinie ludzi, będziesz w stanie poprawić strukturę bota i na czas dostosować strategię marketingową. Dodatkowo pomoże to ulepszyć produkt, co stanowi krok w kierunku rozwoju bazy lojalnych klientów.

Co to oznacza dla klientów?

Z jednej strony nic — tutaj na pierwszym planie stoi interes biznesu, który musi zrozumieć, w jakim kierunku powinien podążać, i dąży do szczegółowego określenia swojego docelowego rynku.

Z drugiej strony zapewnia to, że “niepotrzebne” informacje nie trafią do konkretnej osoby.

Zgódź się: szanse, że kobieta, która trzy razy kupiła u ciebie drewniane szkatułki z ciemnego dębu, nagle zainteresuje się różowym plastikowym koszykiem w reklamie — są niewielkie. Propozycja wybielania zębów będzie mało odpowiednia dla osoby, która odwiedziła twoją klinikę, aby rozwiązać poważne problemy z dziąsłami.

Zadanie 4. Organizacyjne

Chatbot WhatsApp może przejąć funkcję zarządzania zapisami klientów, a także przypominać im o zaplanowanych wizytach. Jest to szczególnie ważne dla firm, które świadczą usługi offline i poświęcają więcej niż 15 minut na obsługę klienta — salony urody, kluby sportowe, baseny, placówki medyczne.

Chatboty w tej aplikacji są również wykorzystywane przez służby komunalne i firmy telekomunikacyjne — ich lista zadań i zapytań ma swoje specyficzne cechy. W szczególności — możliwość przekazywania danych liczników, przypomnienie o terminowej płatności, wezwanie technika itd.

Jeśli firma jest międzynarodowa, będzie to wygodne przede wszystkim dla:

• hoteli lub hosteli,
• przewoźników — zarówno lotniczych, jak i autobusowych,
• firm logistycznych,
• firm turystycznych,
• sieci restauracji działających w różnych miastach.

Co to oznacza dla klientów?

To dodatkowa uwaga i szacunek dla czasu — zarówno klienta, jak i twojego własnego. To zrozumienie, że ludzie mogą coś zapomnieć lub pomylić. To eliminacja zaległych płatności, a tym samym długów, które można było uniknąć.

Zamiast wniosków

Bot to prawie jak czarodziej w biznesie. Poprawia jakość obsługi, oszczędza zasoby robocze, odciąża dział wsparcia i oszczędza czas klientów. Menedżer może dołączyć do korespondencji z botem, ale tylko w przypadku indywidualnego pytania, którego nie można przewidzieć w scenariuszu.

Ważne jest, że chatboty łatwo integrują się z systemami CRM. Dzięki temu można na czas zaktualizować swoją bazę klientów oraz dane potrzebne do dalszej pracy marketingowej — ankiety, analiza wyników firmy i wszystko, co prowadzi do korekty strategii promocji.

Tworzenie chatbotów WhatsApp wymaga inwestycji, ale to pieniądze, które zwracają się w pełni. Zamawiając ten produkt u profesjonalistów, otrzymasz idealnego pracownika dostosowanego do Twoich potrzeb, który będzie rosnąć razem z Twoim biznesem w ciągu zaledwie 14 dni. Zauważając przy zamawianiu zautomatyzowanego asystenta, że obowiązkowym warunkiem połączenia bota WhatsApp w firmie jest posiadanie własnej strony internetowej z główną nazwą domeny oraz numerem telefonu, który wcześniej nie był podłączony do WhatsApp Business.